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Política de Privacidad

Última actualización · 20 de junio de 2026

En CertiFolio, plataforma operada por UrbanGPT (titular: Mario Alberto Romero Arismendy), protegemos los datos personales del USUARIO conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en la República de Colombia.

1. Responsable del tratamiento

2. Datos que recolectamos

Para prestar el servicio, CertiFolio recolecta y trata las siguientes categorías de datos:

  • Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, rol y credenciales cifradas.
  • Documentos cargados: Certificados de Tradición y Libertad y otros archivos que el USUARIO sube voluntariamente para su procesamiento.
  • Datos extraídos: matrícula inmobiliaria, PIN, dirección, área, propietarios, anotaciones, gravámenes, limitaciones y demás campos derivados del análisis automatizado.
  • Datos personales de terceros: los certificados que el USUARIO carga contienen datos de personas distintas del USUARIO (por ejemplo, nombres e identificación de propietarios, otorgantes, demandantes o demandados, y datos de procesos judiciales). Sobre estos datos aplica lo dispuesto en la sección 7.
  • Datos técnicos: direcciones IP, registros de actividad, tiempos de procesamiento y eventos de auditoría.

3. Finalidades del tratamiento

  • Crear, administrar y autenticar la cuenta del USUARIO.
  • Procesar los documentos cargados para generar borradores de estudios de títulos.
  • Operar, mantener y mejorar la plataforma.
  • Enviar comunicaciones operativas relevantes (cambios de estado, recuperación de cuenta, alertas de seguridad).
  • Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias en Colombia.
  • Realizar estudios estadísticos agregados, sin identificar al USUARIO, para mejorar la calidad de extracción del modelo.

4. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
  • Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
  • Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista deber legal o contractual de conservación.

Para ejercer estos derechos, el titular puede escribir a contacto@urbangpt.com.co indicando su solicitud y la información necesaria para identificarlo.

5. Conservación de los datos

Los datos personales y los documentos cargados se conservan mientras la cuenta del USUARIO permanezca activa y, una vez cancelada, durante el plazo necesario para atender obligaciones legales, contables y fiscales. Los registros agregados sin identificación personal podrán conservarse de manera indefinida con fines analíticos.

6. Encargados y transferencia internacional

CertiFolio comparte datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento bajo nuestras instrucciones y con deberes de confidencialidad y seguridad, entre ellos: proveedores de inteligencia artificial y OCR que procesan los documentos para extraer su contenido (por ejemplo OpenAI, L.L.C. y Google LLC, ubicados en EE. UU.), proveedores de alojamiento e infraestructura, pasarelas de pago y soporte.

Dado que algunos encargados se encuentran fuera de Colombia, al usar la plataforma el USUARIO autoriza la transmisión y transferencia internacional de los datos necesarios para prestar el servicio, con medidas contractuales y de seguridad razonables conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Eventualmente, los datos podrán transferirse en el marco de una operación corporativa (fusión, escisión o venta), respetando las finalidades aquí descritas.

7. Datos de terceros: responsable y encargado

Los certificados que el USUARIO carga contienen datos personales de terceros (propietarios, otorgantes, partes en procesos judiciales, etc.). Respecto de esos datos, el USUARIO actúa como responsable del tratamiento y declara contar con autorización o con una base legítima para tratarlos en el ejercicio de su actividad profesional; CertiFolio actúa como encargado, limitándose a procesarlos según las instrucciones del USUARIO y para las finalidades de la sección 3. Algunos de estos datos pueden tener carácter sensible (por ejemplo, los asociados a procesos judiciales); el USUARIO se compromete a tratarlos conforme a la ley y a no cargar información innecesaria para el estudio. El USUARIO exime al PROPIETARIO de reclamos de terceros derivados de una carga o un uso sin autorización.

8. Seguridad

Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables: cifrado de credenciales y secretos, control de acceso por roles, registros de auditoría y respaldos periódicos. Ningún sistema es absolutamente invulnerable; el USUARIO se compromete a notificar cualquier indicio de uso indebido a la mayor brevedad.

9. Cookies y tecnologías similares

CertiFolio utiliza cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada del USUARIO y garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma. No empleamos cookies de publicidad de terceros.

10. Vigencia y modificaciones

Esta política está vigente desde la fecha indicada al inicio del documento y podrá actualizarse cuando cambien las prácticas de tratamiento o la regulación aplicable. Las modificaciones se publicarán en esta misma página.

11. Contacto

Cualquier consulta, queja o reclamación sobre el tratamiento de datos puede dirigirse a:

Documento adaptado a partir de la Política de Privacidad de UrbanGPT (urbangpt.com.co/politica-de-privacidad), ajustada al servicio específico de CertiFolio para estudios de títulos.